各科室、市科技创新服务中心:

《余姚市科学技术局档案管理制度》已经局长办公会议研究同意，现印发给你们，请认真遵照执行。

余姚市科学技术局档案管理制度

为加强局档案收集、整理和管理工作，实现档案管理制度化、规范化、标准化，提高档案现代化水平和服务水平，根据《档案法》、《浙江省实施〈档案法〉办法》及国家有关档案工作规定，结合我局实际，制定本制度。

一、总则

（一）局机关的档案，是指本局在开展各项工作和促进经济发展的过程中所形成的，经过合理整理的，具有保存、查考、利用价值的各种文字、图像、录音（像）、照片、光盘等不同形式和载体的历史记录。

（二）局档案工作实行“统一领导、分部门整理归档、集中管理”的原则，由局领导分管，办公室主任负责，综合档案室配专职档案员管理。综合档案室集中统一管理不同门类、载体的档案，确保档案的完整、真实、安全。局办公室为管理综合档案室工作的职能科室,协调管理全局档案工作，并对各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

（三）档案是国家的宝贵财富，每位工作人员都有提供、保护本局档案的职责和义务，应维护档案的完整和安全，自觉遵守本制度。

二、档案的分类、立卷整理和保管

（一）分类

局档案分文书档案、科技业务档案、会计档案、特种载体档案和电子档案五大门类，各门类档案归档范围和保管期限另行发文。

1.文书档案是反映本局在党务、行政管理等活动中形成的档案。各科室年度工作结束后，应将本科室在工作活动中形成的，在今后工作中有查考利用保存价值的，对本单位历史有凭证作用的文件资料全部收集齐全，进行合理分类，整理有序，在次年3月底前交局综合档案室移交归档，集中保管。

2.科技业务档案是本局各业务科室在业务活动中遵循工作流程，形成的有一定规律性、系统性的凭证底稿和文件资料，它是本局业务活动的真实记录。各业务科室须按科技计划项目类别分类整理资料，最终归档资料按项目全周期管理的要求，须包含申报资料、评审资料、立项文件、经费文件、中期检查资料、项目验收(结题）资料等，在次年3月底前移交资料整理齐全的科技业务档案。

3.会计档案按《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号令）执行，由单位财会人员负责，根据归档范围和归档要求,定期将应当归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由单位财会人员临时保管一年,再移交局综合档案室保管。移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照国家档案管理的有关规定办理移交手续。归档范围包括：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等。

4.特种载体包括照片、光盘、荣誉、录音（像）等材料。凡是反映本局重要活动的、有保存利用价值的照片均应归档。照片归档必须加注文字说明，要求文字简洁、通顺。照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、结果、摄影者等六要素，一般以照片的自然张编录，以盒为流水号收集整理，跨年度整理按盒编制流水号。光盘按内容分类刻录跨年度收集整理，以每张光盘编制为流水号。荣誉档案是指本局在工作中直接形成的，有保存价值的奖状、奖牌、锦章、奖杯、奖旗、证书等特殊载体的记录。归档的荣誉材料必须是原件，应确切地反映受奖单位的名称、获奖荣誉称号、颁奖单位的署名和颁奖日期、范围。荣誉材料收到后移交给局办公室备案统一归档。

5.电子档案是指电子化的实体档案（照片、扫描件、影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（版式数据文件），结构化的数据库（从应用中卸载，且能够加载重用的数据库文件）等。电子档案由相关专业人员按电子档案的归档管理规定制定。

（二）立卷整理

1.凡是反映局机关及各科室主要工作活动中形成的具有查考利用价值的各种文字、图表、照片、声像等载体的历史记录、编辑出版的刊物等都应及时收集、整理、组卷并向综合档案室履行归档移交手续，按不同保管期分门别类地进行归档，任何部门和个人不得据为己有。

2.档案整理要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和查找利用。文件材料应齐全完整，准确、真实地反映本单位工作活动。归档文件材料要书写工整、字迹清楚，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水等不耐久字迹材料，保护文件的完整和安全，便于保管。

3.局机关形成的文件资料由局综合档案室按时进行整理归档。在归档的文件材料中，应将确保每份文件的正件与附件、印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件齐全完整。各科室形成的文书报表资料，由各科室专业人员按照归档要求进行收集、整理、立卷，并移交局综合档案室。局机关的会计档案由财务人员按会计档案归档要求整理立卷，移交档案室。全部门类应实行集中管理。

（三）保管

1.按照文件材料的内容和作用及形成的规律、特点、保持文件之间的有机联系，另行制订《归档范围和文书档案保管期限规定》，区别不同价值准确地划定保管期限。

2.办公室要定期检查、研究档案工作，及时添置必要的档案设备，不断改善档案存放条件，使档案保管做到“八防三无”，即防火、防水、防潮、防盗、防鼠、防虫、防尘、防阳光直射；无虫蛀、无霉变、无差错。

三、档案的移交、鉴定和销毁

1.各科室一般在次年的3月底前，向局综合档案室移交文书档案、业务档案，会计档案一般在隔年的3月底前完成移交，荣誉实物档案经办公室登记后即时移交综合档案室。声像、照片等档案在获得后的一个月内备案移交。

2.移交的档案必须是收集齐全、组卷正确、整理有序，单本案卷厚度以不超过2cm、页码不超过200页为宜。移交时应随附清册一式两份，交接双方签字留存。装订、书写编录由局综合档案室统一完成，力求做到结实、规范。

3.局综合档案室接收各科室移交的档案时，要仔细检查档案资料收集是否齐全，案卷的封面和卷内目录书写是否规范，页码编号是否正确，装订是否规范，发现问题当面指出并及时纠正。

4.成立局档案销毁鉴定小组，负责全局档案鉴定和销毁。定期对到期档案进行鉴定，经鉴定确无利用价值的档案，作销毁处理，如确认有继续保存价值的档案，也应做好延长（调整）保管期限的鉴定工作，并在实体及电子档案中做好标注。鉴定小组由局分管领导、办公室主任、档案员组成。

5.需销毁的档案，由综合档案室提出建议，编写销毁清册，由鉴定小组审查批准后，指派两人以上负责监销。监销人员在销毁档案前，应认真核对销毁清册的内容与需销毁的档案是否一致。销毁后，在销毁清册上签字，销毁清册由局综合档案室归全宗卷。

四、档案的查阅、利用、统计

1.局各科室工作人员查阅（复印）与其业务有关的一般性的档案可向档案室直接借阅（复印），办理借阅手续，用后及时归还；查阅（复印）有密级或有敏感信息的档案，须由办公室主任批准，办理登记手续，并只能在档案室查阅，复印档案要注明复印份数、使用范围。查阅会计档案必须经局领导同意，在档案员和会计人员同时在场的情况下方可查阅。

2.外单位人员借阅档案，应凭介绍信，经办公室主任同意，办理登记手续后查阅，不得外借。

3.借阅人员要爱护档案，注意安全和保存，不得在档案上划圈划线条、做记号、不得抽拆、损坏和转借或给无关人员翻阅，不得将档案带离本局办公场所。

4.综合档案室工作人员要严格按规定借阅档案，要及时催收外借档案。要做好对档案利用反馈情况的登记、统计工作。

5.档案工作人员应准确、及时、科学地将档案收进、移出、整理、鉴定、保管、利用等情况进行分别登记，做到帐实相符。

6.在登记的基础上，及时、准确地填报上级档案部门制发的各种报表，进行档案统计分析，不断总结经验，提高档案管理水平。

五、档案的保密和责任

有下列行为之一的，对直接责任人员和有关人员给予通报批评或依法给予行政处分；构成犯罪的，由有关部门依法追究刑事责任。

1.损毁、丢失档案的；

2.擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；

3.涂改、伪造档案的；

4.倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；

5.故意不按规定归档或者不按期移交档案的；

6.明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；

7.档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

8.在档案使用、保管过程中泄密的。

六、其他

本制度自发文之日起施行。

余姚市科学技术局

2020年8月31日