市招投标中心、市招管办各科室：

为进一步规范档案管理，推进档案管理电子化，促进信息资源开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》等规定，结合我市实际，决定对各类工程建设招标投标资料档案实行电子化管理。现将相关事宜通知如下：

一、电子文件归档原则

（一）统一管理，对具有保存价值的电子文件实行集中管理。

（二）全程监督，对电子文件形成、办理、传输、保存、利用、销毁等实行全程监督，确保电子文件始终处于受控状态。

（三）便于利用，发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

二、归档材料的内容及范围

（一）电子文件归档内容及范围

1.中标通知书

2.前期资料

（1）进场登记表

（2）招标（发包）条件备案表

（3）招标文件备案申请表；

（4）资金证明；

（5）同意邀请招标的批准文件(采用邀请招标方式时需提交);

（6）有关部门证明材料；

（7）其它认为需要提交的资料。

3.备案审批过程资料

4.招标文件

5.招投标情况报告及附件

附件所需材料：

（1）工程量清单

（2）招标文件密封、标记确认单

（3）投标保证金收取明细表

（4）评标专家选聘登记表（特殊项目选聘专家的，还需有特殊项目评标专家选聘表）

（5）评标委员会成员表

（6）评标活动和评委考评记录表

（7）评标委员会成员评分汇总表

（8）投标文件签收表

（9）开标记录表

（10）评标记录表

（11）评标报告

（12）业绩考察报告（招标时有业绩考察要求的适用）

（13）异议投诉处理情况（有异议投诉的适用）

（14）补充公告（有补充公告的适用）

（15）询标纪录（有询标的适用）

（16）中标候选人公示表

（17）查询行贿犯罪档案结果告知函

（18）关于建造师（项目负责人）有关证书原件代保管的函

（19）其他应提交的资料

实行资格预审的还需增加：

（1）资格预审申请文件签收表

（2）资格预审合格申请人汇总表

（3）资格预审不合格申请人汇总表

（二）纸质文件归档内容及范围

需提供前期资料：

1.进场登记表；

2.招标（发包）条件备案表；

3.招标文件备案申请表；

4.资金证明；

5.同意邀请招标的批准文件(采用邀请招标方式时需提交)；

6.有关部门证明材料；

7.其它认为需要提交的资料。

三、相关要求

（一）中心和办各科室根据自身的工作实际，严格执行招投标档案制作电子化，相关材料必须填写齐全、加盖公章，与纸质档案同步归档并可供调取查阅。

（二）切实保证电子文件的内容、结构自形成起完整无缺，不得擅自更改。

（三）在信息交换、储存和显示过程中的形式变化，不得影响电子文件内容真实、完整。

（四）电子文件归档时，应当确保完整，由材料整理人员、扫描人员和相关负责人确认后，并与纸制档案内容同步，方可归档。

（五）电子文件归档时应当备份，以便于核对。

请中心、办各科室根据自身职责遵照执行。

2012年9月18日